Rechnungsverarbeitung: mit der richtigen Software für Hausverwaltungen bis zu 66 Tage einsparen
Ein echter Zeitfresser: ca. 75 Tage / 1.000 Einheiten benötigen Hausverwaltungen durchschnittlich für die Rechnungsverarbeitung. Das muss nicht sein: mit stringenten Arbeitsabläufe und der richtigen Software lässt sich dies auf 9 Tage reduzieren.
Hausverwaltungen unterschätzen oft die Zeit, die sie für die Verarbeitung von Rechnungen benötigen. Nehmen wir eine Hausverwaltung mit 1.000 Einheiten: Hier werden pro Jahr etwa 4.000 Rechnungen verarbeitet. Das bedeutet, dass jede Minute, die in die Bearbeitung dieser Rechnungen investiert wird, fast zwei Wochen Arbeitszeit entspricht.
Wenn wir den Prozess der Rechnungsverarbeitung genauer betrachten – angefangen von der Erfassung der Rechnung über die Verbuchung und Bezahlung bis hin zur Dateiablage – stoßen wir auf eine durchschnittliche Bearbeitungszeit von fünf bis zehn Minuten pro Rechnung.
Diese Zahlen werden auch durch eine Umfrage von Impower bestätigt, an der 172 Hausverwalter teilgenommen haben. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit mit den bestehenden Software-Lösungen für Hausverwaltungen lag bei knapp 8 Minuten pro Rechnung. Das bedeutet, dass pro Jahr und 1.000 verwalteten Einheiten allein für die Rechnungsverarbeitung etwa 75 Arbeitstage benötigt werden.
Enormes Einsparungspotential: im Schnitt ca. 66 Tage / 1.000 Einheiten
Dabei lässt sich dieser zeitaufwendige Prozess enorm vereinfachen und beschleunigen. Eine Gesamtarbeitszeit von nur einer Minute pro Rechnung, einschließlich der Dateiablage, mag ambitioniert erscheinen, ist jedoch mit Hilfe einer modernen und prozessoptimierten Hausverwaltungssoftware wie Impower durchaus erreichbar.
Im Durchschnitt können so je 1.000 Einheiten beeindruckende 66 Tage Arbeitszeit eingespart werden. Eine erhebliche Entlastung für viele Büros, denen es an Zeit und Arbeitskräften gerade in der Buchhaltung mangelt.
Der Schlüssel: stringente Arbeitsabläufe und Automatisierung mit Hilfe von Software
Der Schlüssel zu dieser Effizienzsteigerung liegt in der Umsetzung stringenter Arbeitsabläufe und in der Automatisierung mithilfe einer fortschrittlichen Hausverwaltungssoftware. Moderne Hausverwaltungs- und ERP-Software wie beispielsweise Impower verfügen über intelligente Automatisierungen. Dank automatischer Texterkennung und künstlicher Intelligenz werden sämtliche Daten für den Buchungs- und Überweisungsvorgang erkannt, automatisch ausgefüllt und den jeweiligen Objekten sowie Bearbeitern zugeordnet.
Es ist entscheidend, dass eine solche Software für Hausverwaltungen in der Lage ist, den gesamten Arbeitsprozess zu vereinfachen und bestehende Systeme nahtlos zu integrieren. Es sollte nur einen digitalen Stapel für die Bearbeitung geben, auf dem sowohl per E-Mail als auch per Post eingehende Rechnungen automatisch landen. Hierfür ist eine integrierte Scanner- und Mailbox-Anbindung im ERP-System unerlässlich. Bei Impower ist dies sehr einfach über die Scanner Lösung von Plustek möglich: mit dem für Impower entwickelten Scanner können Impower-Kunden Rechnungen direkt und ganz einfach in die Hausverwaltungssoftware scannen.
Ebenso wichtig ist die automatisierte Ablage und Benennung der Rechnungen im Dokumentenmanagement-System (DMS), einschließlich aller relevanten Metadaten, um Informationsverluste zu vermeiden. Eine weitere entscheidende Funktion ist die Möglichkeit, automatisch mit bestehenden und gängigen DMS zusammenzuarbeiten. Bei Impower beispielsweise kann Microsoft 365 SharePoint für die automatisierte Dateiablage genutzt werden, wodurch ein separates DMS überflüssig wird.
Die Zukunft der Rechnungsverbuchung und Dateiablage liegt zweifellos in einer neuen Generation cloudbasierter, schnittstellenoffener Software für Hausverwaltungen. Diese Software Systeme können nahtlos miteinander kommunizieren und ermöglichen es Hausverwaltern, wieder mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen.
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