Eingangsrechnungen fallen bei der Prozessoptimierung häufig durchs Raster, obwohl grob geschätzt zwei Drittel der eingehenden Dokumente Rechnungen sind.
Als Hausverwaltung mit 1000 Einheiten verarbeiten Sie jährlich etwa 4000 Rechnungen.
Eine Minute Zeitersparnis pro Rechnung kann hierbei eine Arbeitszeit von fast zwei Wochen bedeuten. Realistisch betrachtet benötigen viele Verwaltungen jedoch fünf bis zehn Minuten pro Rechnung, um diese abzuarbeiten. Mit einer Gesamtarbeitszeit von nur einer Minute pro Rechnung, inklusive Dateiablage, lässt sich jedoch ein enormes Effizienzpotenzial realisieren.
Dies kann sogar den Wegfall einer kompletten Buchhaltungskraft bedeuten und somit eine enorme Entlastung für das Büro darstellen oder aber die freie Zeit Ihrer Mitarbeiter zurückgewinnen, um damit das eigene Potenzial zu heben. Moderne Systeme wie die Hausverwaltungs- und ERP-Software Impower machen das möglich.
Impower ist mit einer KI-Unterstützung ausgestattet, die eine Texterkennung durchführt und alle Daten für den Buchungs- und Überweisungsvorgang überprüft. Die bisher zeitaufwendige Ablage und Benennung der Rechnungen erfolgt automatisiert durch Sharepoint in Verbindung mit Microsoft Power Automate. Relevante Metadaten werden gespeichert, um Informationsverluste zu vermeiden.Das Besondere an Impower ist, dass der Sharepoint von Microsoft 365 als Dokumentenmanagement-System (DMS) zur Verfügung steht. Es ist kein separates DMS notwendig, und es werden keine unnötigen digitalen Stapel gebildet. Eine offene Schnittstelle mit Anbindung an die drei großen Kundenportale casavi, etg24 und facilioo ermöglicht eine zusätzliche Ablage der Rechnungen im Portal, inklusive einer Rechnungsfreigabe durch den Objektbetreuer. Dadurch werden nicht nur die laufende oder jährliche Rechnungsprüfung unterstützt, sondern auch die Vorgangsbearbeitung.
Impower verfügt als rein cloudbasierte Abrechnungssoftware über eine Schnittstelle zum Scanner-Hersteller Plustek, genauer gesagt, zu einer angepassten Version des Dokumentenscanners eScan A350. Der Scanner ist betriebsbereit ohne jegliche Installation oder Verbindung zum PC und die eingescannten Dokumente befinden sich per Wlan direkt im Post- bzw. Rechnungseingang der Impower nutzenden Hausverwaltung.
Auch ein handelsüblicher Arbeitsplatz- bzw. Dokumentenscanner wie der beliebte ScanSnap ix1600 von Fujitsu ist geeignet. Hier können die eingescannten Rechnungen per Knopfdruck an eine vordefinierte Impower E-Mail-Adresse geschickt werden, die jedem Kunden individuell zur Verfügung steht. Somit können auch die PDF-Rechnungen eines Handwerkers per Klick verarbeitet werden, die bei der Hausverwaltung als E-Mail-Anlage eingeht.
Die Zukunft der Verbuchung und Dateiablage liegt in einer neuen Generation cloudbasierter, schnittstellenoffener Systeme, die miteinander sprechen können. Eine weitere Bedingung für eine solche Rationalisierung sind arbeitsablauforientierte Eingabemasken, die keinen Medienbruch mit sich bringen und keinen Taschenrechner benötigen.
Der Autor Alexander Haas ist Unternehmensberater und Webinaranbieter für Immobilienverwaltungen.
www.haas-unternehmensberatung.de
alexander.haas@haas-unternehmensberatung.de
Der vorliegende Text wurde nicht durch Impower erschaffen, sondern wurde zu Teilen aus dem Artikel von Herrn Haas entnommen.
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