The document check in our home administration was a big time waster

Berlin property management automates the entire accounting process

Document audit. For many property managers, the annual audit is a tiresome topic.

Vor einer Eigentümerversammlung müssen oft Tausende Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen aus Ordnern herausgesucht und in einen Prüfungsordner einsortiert werden. So bisher auch bei der Hausverwaltung Hauschild mit Sitz in Berlin und Magdeburg. "Pro Belegprüfung fallen bei uns bis zu 2000 Seiten an Dokumenten an", sagt Stefan Kluge, Leiter der Buchhaltung bei Hauschild. Bei der Prüfung von so vielen Daten können leicht Fehler passieren.

For example, if an invoice amount does not show the correct amount in the document check because the invoice has to be split. "If an error creeps in, we have to correct it as quickly as possible," explains Kluge, 41. The advisory boards then have to be provided with the correct version as quickly as possible.

The property management company often carried out the document check together with the advisory boards. "This usually took half a day. One employee was busy with this - in addition to their own document check." That wasn't convenient, says Kluge. "It's important to the advisory boards that the document check is simple and clear."

Document verification with Impower for property management and owners

Receipts provided at the touch of a button

Vergangenes Jahr hat die Hausverwaltung Impower eingeführt – und damit die Belegprüfung für ihre Kunden revolutioniert. "Die Beiräte finden das Belegprüfungs-Modul sehr gut. Es ist übersichtlich und sie finden darin alles, was sie brauchen", sagt Kluge. "Wir können die Belege rasend schnell bereitstellen – ein Knopfdruck und schon hat man den Link für die Kunden." Man könne "eins zu eins" und zeitgleich mit den Beiräten über die Belege gucken. "Die Beiräte sagen etwas, wir kommen sofort zum Punkt. Die Kommunikation mit ihnen ist seit der Einführung von Impower bedeutend besser geworden."

Mit der cleveren Software und der automatisierten Belegprüfung fällt stundenlange Sortierarbeit weg; Belege müssen nicht mehr aufwendig umgehängt werden, sie sind sofort digital verfügbar. Zudem lassen sich Fehler vermeiden: Mit der intelligenten Software lassen sich Rechnungen direkt der richtigen Buchung und Liegenschaft zuordnen; Belege werden automatisch abgeglichen, so geht kein Beleg verloren. So sparen Verwalter und Beiräte nicht nur Nerven – sondern auch Zeit.

Bei der Belegprüfung konnten wir mit Impower 50 Prozent der Zeit einsparen

Stefan Kluge Leiter der Buchhaltung bei Hauschild HVG mbh

Die Überprüfung der Belege und der Buchungen geht jetzt deutlicher zügiger als mit unserer bisherigen Software. Man muss nicht durch irgendwelche Untermenüs zur Rechnung scrollen, sondern hat sofort Zugriff auf den Beleg, wenn man ihn anklickt." Und sollte sich ein Fehler eingeschlichen haben, lasse sich dieser sofort korrigieren, so Kluge: "Ich kann die Verbuchung einer Rechnung sofort auf das richtige Sachkonto abändern."

Intuitive home management software

Fewer resources and lower IT costs

Auch Geschäftsführer Michel Hauschild ist von Impower überzeugt. "Mit der neuen Software sind weniger Mitarbeiter für die gleiche Arbeit erforderlich. Und neue Angestellte können leicht eingearbeitet werden, weil das Programm sehr leicht verständlich ist." Ein weiterer Vorteil sei der Wegfall des lokalen Servers: Das neue ERP-System ist Cloud-basiert, damit kann nicht nur im Büro, sondern auch im Homeoffice oder von der unterwegs aus gearbeitet werden. "Unsere IT-Kosten sind runtergegangen, weil wir keinen Server mehr vorhalten müssen", sagt Hauschild.

More service for the customer More turnover for the property management company

Strong growth thanks to an intuitive ERP system

Mit Impower und der einfachen Buchhaltung könne man sich auf die wesentlichen Aufgaben einer professionellen Objektverwaltung konzentrieren. "Der Beruf des Verwalters ist sehr anspruchsvoll und breit gefächert", sagt er. Man braucht ein breites Spektrum an verschiedenen Kompetenzbereichen. Mit der neuen Software haben wir jetzt mehr Freiraum und Entwicklungspotenziale."

With the new software, we now have more freedom and development potential. This has only become possible thanks to Impower.

Michel Hauschild Geschäftsführer von Hauschild HVG mbH

Mit der Zeitersparnis, die das ERP-System gebracht habe, könne der Verwalter mehr Service anbieten – und weitere Objekte betreuen. Die Firma wächst stark, ihre Dienstleistungen will sie künftig auch bundesweit anbieten. "Erst durch Impower ist das möglich geworden."