Hausverwaltungen sparen mit Impower allein durch Rechnungserstellung 60 Arbeitstage im Jahr.

imo-news: Herr Klews, Impower bietet eine cloudbasierte Buchhaltungs- und ERP-Plattform für die Immobilienverwaltung. Wieso lohnt sich Ihre Lösung für Immobilienverwaltungen?

Thomas Klews: Der Fachkräftemangel verschärft sich, während gleichzeitig regulatorische Anforderungen und administrative Aufgaben weiter zunehmen. Unser Ziel ist es, Verwaltern eine Plattform zu bieten, die ihnen möglichst viele administrative Aufgaben abnimmt und eine moderne, flexible Arbeitsweise ermöglicht.Digitale Lösungen setzen sich nur dann durch, wenn ihr Mehrwert klar erkennbar ist. Viele Verwalter spüren täglich, wie aufwendig und zeitintensiv ihre Arbeit ist. Sobald sie sehen, wie viel Zeit und Kosten sie mit unserer Plattform einsparen können, wird der Vorteil offensichtlich. Deshalb bieten wir Interessenten an, unsere Lösung unverbindlich zu testen. So erleben sie selbst, wie einfach der Wechsel ist. Impower ist direkt einsatzbereit und erfordert kaum Schulung.
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Wie reagieren Sie, wenn Sie doch einmal einem Verwalter begegnen, der digitale Lösungen grundsätzlich ablehnt?

Skepsis entsteht oft aus Unsicherheit. Viele Verwalter haben Bedenken, dass eine digitale Umstellung kompliziert oder riskant ist. Ich spreche aber aus Erfahrung, wenn ich sage, dass das Gegenteil der Fall ist. Das Wichtigste ist, den Mehrwert sofort erkennbar zu machen. Sobald Verwalter sehen, wie viel Zeit sie mit unserer Lösung sparen, sind sie meist schnell überzeugt. Deshalb setzen wir darauf, dass Interessenten unsere Plattform unverbindlich testen können. So erleben sie selbst, wie einfach die Umstellung ist. Besonders die Datenmigration ist für viele ein kritischer Punkt. Hier haben wir Prozesse entwickelt, die einen schnellen und reibungslosen Wechsel ermöglichen. Ein Kunde mit 2.000 Verwaltungseinheiten hat den gesamten Umstieg in nur 19 Tagen abgeschlossen – von der ersten Kontaktaufnahme bis zur vollständigen Implementierung. Eine digitale Transformation in der Immobilienverwaltung muss nicht kompliziert sein.
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Welche neuen Funktionen oder Dienstleistungen planen Sie für die Zukunft?

Wir werden die Automatisierung weiter ausbauen – der Bereich Buchhaltung bietet hier enormes Potential. Unser klares Ziel: die Vollautomatisierung der laufenden Buchhaltung! Aber auch bei der Auswertung von Stammdaten und Dokumenten oder Prozessen wie der digitale Belegprüfung können Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Zudem planen wir eine stärkere Vernetzung mit Marktteilnehmern, um automatisierte Workflows zwischen Verwaltern und Dienstleistern zu ermöglichen. Auch im Bereich der Mietverwaltung sehen wir Potenzial zur Vereinfachung von Prozessen.
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Inwiefern trägt Ihre Plattform dazu bei, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und nachhaltiger zu arbeiten – etwa durch den Wegfall von Papierprozessen?

Die Zeitersparnis ist enorm. Unsere Kunden sparen jetzt schon allein in der Buchhaltung zwischen 50 und 80 Prozent der Zeit. Besonders deutlich zeigt sich das bei der Rechnungsverarbeitung. Eine Hausverwaltung mit 1.000 Wohneinheiten verarbeitet jährlich etwa 4.000 Rechnungen. Herkömmlich dauert das rund acht Minuten pro Rechnung – mit Impower nur ein bis zwei Minuten inklusive Dateiablage und Vorgansverknüpfung. Das entspricht einer Einsparung von über 60 Arbeitstagen pro Jahr je 1.000 verwalteter Wohneinheiten.Aber auch viele andere Prozesse lassen sich durch Digitalisierung erheblich effizienter gestalten. Ob Hausgeldabrechnungen, Mahnwesen oder die Organisation von Eigentümerversammlungen – mit modernen digitalen Lösungen lassen sich viele Abläufe nicht nur schneller, sondern auch nachhaltiger gestalten. Der Verzicht auf Papier ist dabei ein wertvoller Nebeneffekt.
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Die revisionssichere doppelte Buchführung ist ein Kernbestandteil Ihrer Plattform. Wie gewährleisten Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Sicherheit der Daten?

Revisionssicherheit und Rechtskonformität haben für uns oberste Priorität. Unsere Buchhaltungslösung entspricht den GoBD-Vorgaben, gesetzliche Änderungen werden umgehend in die Software integriert. Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gehostet und regelmäßig auf ihre Rechtskonformität überprüft. Unsere Abrechnungen werden zudem von Sachverständigen geprüft, um höchste Standards zu gewährleisten.
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Welche Technologien und Innovationen setzen Sie ein, um Prozesse in der Hausverwaltung zu vereinfachen und zukunftssicher zu gestalten. Spielt KI bei Ihnen eine Rolle?

Wir entwickeln unsere Software konsequent aus der Praxis heraus. Das bedeutet, dass wir gezielt Workflows analysieren und optimieren, anstatt einfach nur Technologie um der Technologie willen einzusetzen. Beispielsweise verknüpfen wir Rechnungen und eingehende Dokumente automatisiert mit den zugehörigen Vorgängen, sodass Freigabe-Prozesse effizienter und transparenter werden. KI wird dabei gezielt genutzt, wo sie einen echten Mehrwert bietet.

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Dieses Interview wurde in der Ausgabe von "Im Fokus" vom IMO-Magazin der Presse Company veröffentlicht.

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